Eine Kündigung ist ein einschneidendes Ereignis im Arbeitsleben – umso wichtiger ist es zu wissen, in welcher Form sie wirksam ist. Viele Arbeitnehmer fragen sich, ob eine Kündigung auch per E-Mail, SMS, WhatsApp oder Fax ausgesprochen werden kann. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Form das Gesetz zwingend vorschreibt, welche Fehler Arbeitgeber häufig machen und wie Sie sich im Falle einer unwirksamen Kündigung wehren können. Außerdem geben wir Tipps, wie Betriebsräte und Gewerkschaften Betroffene unterstützen können.

1. Gesetzliche Vorgaben zur Form einer Kündigung

Eine Kündigung muss in Deutschland immer in Schriftform erfolgen. Das bedeutet: Sie muss auf Papier vorliegen und eigenhändig vom Kündigenden unterschrieben sein.

Rechtsgrundlage ist § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Dort steht ausdrücklich, dass für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses die Schriftform vorgeschrieben ist – sowohl für Kündigungen als auch für Aufhebungsverträge.

Wichtig: Die elektronische Form – also E-Mail, SMS, WhatsApp, Fax oder eingescanntes Dokument – ist ausdrücklich nicht zulässig. Eine solche Kündigung ist rechtlich unwirksam.

Das bedeutet: Wenn Sie nur eine Kündigung per E-Mail oder Messenger erhalten, besteht Ihr Arbeitsverhältnis rechtlich weiter, selbst wenn der Arbeitgeber anderes behauptet.

2. Unterschrift und Zugang der Kündigung

Damit eine Kündigung wirksam ist, muss sie eigenhändig von einer vertretungsberechtigten Person unterschrieben sein – meist vom Geschäftsführer, Inhaber oder einer Person mit entsprechender Vollmacht.

Fehlt die Originalunterschrift oder ist nur eine Kopie vorhanden, ist die Kündigung ebenfalls unwirksam.

Außerdem muss die Kündigung dem Arbeitnehmer zugegangen sein. Das bedeutet, sie muss so in seinen Machtbereich gelangen, dass er unter normalen Umständen von ihr Kenntnis nehmen kann – zum Beispiel durch persönliche Übergabe oder Zustellung per Post.

Ein Einwurf in den Briefkasten gilt in der Regel am selben Tag als zugegangen, wenn dies während der üblichen Postzustellzeiten geschieht.

3. Häufige Fehler bei Kündigungen

Viele Arbeitgeber machen Formfehler, die Arbeitnehmer für ihre Verteidigung nutzen können. Häufig sind:

• Kündigung per E-Mail oder Fax ohne Papierform
• fehlende oder unleserliche Originalunterschrift
• Unterschrift von Personen ohne Kündigungsbefugnis
• fehlerhafte Zustellung (z. B. Einschreiben nicht abgeholt)

Diese Fehler führen oft dazu, dass die Kündigung unwirksam ist – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer reagiert rechtzeitig.

4. Reaktionsmöglichkeiten für Arbeitnehmer

Wer eine Kündigung erhält, sollte sofort prüfen (lassen), ob die gesetzlichen Formvorschriften eingehalten wurden.

Ist die Kündigung nicht in Papierform oder fehlen andere formale Voraussetzungen, kann eine Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht in vielen Fällen Erfolg haben.

Wichtig: Die Klagefrist beträgt nur drei Wochen ab Zugang der Kündigung. Wer zu lange wartet, verliert selbst bei einer unwirksamen Kündigung seine Chancen.

Betriebsräte und Gewerkschaften können bei der ersten Einschätzung helfen und auf Wunsch den Kontakt zu einem Anwalt für Arbeitsrecht herstellen.

5. Rolle von Betriebsrat und Gewerkschaften

Der Betriebsrat muss vom Arbeitgeber über jede Kündigung informiert werden. Er kann prüfen, ob die Kündigung ordnungsgemäß ist, und gegebenenfalls Bedenken anmelden.

Gewerkschaften bieten ihren Mitgliedern nicht nur Beratung, sondern oft auch kostenlosen Rechtsschutz bei Kündigungsschutzklagen. Sie kennen die typischen Fehler, die Arbeitgeber machen, und können gezielt dagegen vorgehen.

Für Arbeitnehmer bedeutet das: Frühzeitige Einbindung von Betriebsrat oder Gewerkschaft erhöht die Chancen, sich erfolgreich gegen eine unwirksame Kündigung zu wehren.

6. Handlungsempfehlungen für Betroffene

• Prüfen Sie sofort, ob die Kündigung in Papierform mit Originalunterschrift vorliegt.
• Reagieren Sie schnell – die Dreiwochenfrist für Klagen ist zwingend.
• Holen Sie Unterstützung bei einem Anwalt für Arbeitsrecht.
• Bewahren Sie alle Unterlagen auf, inklusive Umschlag oder Empfangsbestätigung, um den Zugang nachweisen zu können.

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Fazit:
Eine Kündigung ist in Deutschland nur wirksam, wenn sie in Papierform mit Originalunterschrift vorliegt. Elektronische Kündigungen sind unwirksam. Arbeitnehmer sollten Formfehler prüfen und bei Zweifeln sofort rechtlichen Rat einholen. Ein Anwalt für Arbeitsrecht kann klären, ob eine Kündigungsschutzklage Erfolg hat.